Prva možnost: ustanova pripravi lastna notranja pravila zase in jih posreduje v potrditev Arhivu RS
ali
Druga možnost: ustanova prevzame že pripravljena Vzorčna notranja pravila Logitus, katerih ustreznost je potrdila vsaj ena istovrstna ustanova, ki je tudi vlagatelj v postopku.
Med javnopravne osebe se štejejo tudi zasebnopravne osebe, ki opravljajo dejavnost na podlagi javnih pooblastil (npr. koncesije).
Najpreprostejša rešitev je prevzem vzorčnih notranjih pravil in poenotena ehramba za vse sklope poslovanja.
Logitus je pripravil celovita vzorčna notranja pravila, ki so potrjena pri Arhivu RS (državni arhiv) za:
- področje vzgoje in izobraževanja
- področje medicine, zdravstva in dobrega počutja (omenjena vzorčna notranja pravila so uporabna za vse vrste zdravstvenih ustanov, tudi za splošne bolnišnice).
- splošno dokumentacijo o poslovanju (tako za ustanove zase kot računovodske servise v vlogi ponudnikov storitev).
Vsaka ustanova si lahko pripravi lastna notranja pravila in jih pošlje v postopek potrjevanja v državni arhiv (Arhiv RS).
Iz javno dostopnih evidenc je razvidno, da postopek potrjevanja od oddaje zaradi pregleda in običajnih korekcij traja okoli 12 mesecev. To je dolgotrajen in strokovno zahteven postopek, ki se lahko prične šele, ko so notranja pravila že napisana.
V postopku Arhiv RS presoja ali so notranja pravila skladna z enotnimi tehnološkimi zahtevami (ETZ) oziroma veljavnim Pravilnikom o ETZ.
Vzorčna notranja pravila so pripravila tudi nekatera združenja, a se praviloma ne obnavljajo.
Naših vzorčnih notranjih pravil ne zaračunavamo, saj zaračunamo samo postopek prevzema, ki ga je potrebno izvesti v vsakem primeru, ne glede na to kdo je avtor ali ponudnik vzorčnih notranjih pravil.
Aktivnosti izvajamo tudi s pomočjo portalske rešitve in lastne metodologije, ki smo jo razdelali posebej v ta namen in se je izkazala kot zelo dobra praksa v številnih ustanovah.
V stroške prevzema je vključeno tudi strokovno vodenje in izobraževanje, ki je potrebno za prevzem vzorčnih notranjih pravil kot lastnih ter zaključna priprava gradiv za vsako ustanovo posebej.
Strošek za prevzem v skupini je poenoten in bistveno znižan od cenika za individualno uvajanje.
Skupinsko uvajanje pomeni sočasno izvajanje aktivnosti v skupini istovrstnih ustanov z v naprej pripravljenim terminskim planom, ki je prilagojen dejavnostim in velikosti ustanov.
Splošna znanja in izkušnje se predajajo na skupnih srečanjih, preostalo delo se opravlja individualno tudi s pomočjo telekonferenčnih povezav.
Enkratni strošek za prevzem, izobraževanja ter pripravo dokumentacije znaša za skupinski prevzem za najmanjšo ustanovo samo 500 EUR (cena brez DDV/ustanovo).
V našo certificirano storitev eHramba Logitus ter uvajanje VNP v času uporabe so vključeni vsi stroški v obsegu posameznega paketa.
V paket so namreč vključene tudi naslednje storitve: redno spremljanje zakonodaje, redni letni pregledi izvajanja eHrambe v ustanovi (kot zahtevano v ETZ), vse spremembe oz. dopolnitve dokumentacije glede na zakonodajne spremembe ali strokovne dopolnitve ter elektronska izobraževanja (pomoč pri vzdrževanju usposobljenosti odgovornih oseb za arhiv gradiv v posamezni ustanovi).
Paketi so pripravljeni kot storitev v oblaku brez predvidenih finančnih vložkov v opremo za e-hrambo na strani naročnika.
»Rešitev na ključ« pomeni obvladovanje vse dokumentacije.
Ne, eHramba Logitus je s standardnimi vmesniki pripravljena za več ponudnikov finančno poslovnih informacijskih sistemov ter za ponudnike tistih jedrnih informacijskih sistemov za katere so potrjena vzorčna notranja pravila.
Omeniti velja, da so pri najbolj dodelanih zajemih z neločljivo povezanimi jedrnimi informacijskimi rešitvami vključeni v celovito rešitev s partnerji tudi elektronski podpis, dokumentni modul za avtomatično vlaganje dokumentacije (brez znanja o klasifikacijskem načrtu in rokih hrambe) ter knjiga izdanih dokumentov.