Arhiv Republike Slovenije je v zvezi z našimi storitvami in opravljenim delom izdal več odločb, ki so dosegljive v registru elektronske hrambe.

Povedano krajše in preprosto. V kolikor najamete našo storitev e-hrambe, izvedete velik korak k brezpapirnemu poslovanju.

Za izpolnitev vseh zakonodajnih zahtev in hrambo dokumentov samo v e-obliki morate le še prevzeti s strani Arhiva RS že potrjena vzorčna notranja pravila. Slednja smo pripravili za zaključene skupine oziroma branže z namenom olajšanja in poenotenja zahtev in aktivnosti za vse naročnike iste vrste.

Vzorčna notranja pravila so pripravljena skladno z najnovejšimi Enotnimi zahtevami (ETZ). Njihovo skladnost je potrdilo tudi istovrstno podjetje iz posamezne skupine, ki je sočasno tudi prijavitelj teh vzorčnih notranjih pravil pri Arhivu RS.

Vzorčna notranja pravila smo trenutno napisali za več področji (vzgoja in izobraževanje, medicina, zdravstvo in dobro počutje in tudi splošno dokumentacijo o poslovanju ter računovodske servise), s čimer je za vse naše naročnike zagotovljena najlažja možna pot za prevzem in uporabo vzorčnih notranjih pravil kot lastnih notranjih pravil. V vzorčnih notranjih pravilih smo predvideli tudi upoštevanje dodatnih predpisov ali enotnih klasifikacijskih načrtov, ki jih pripravljajo resorna ministrstva ali smo sodelovali v njihovi javni obravnavi.

Avtorske pravice so pridržane tudi po prevzemu.

Z nami lahko zato izdatno privarčujete na stroških, ki jih imate z obstoječimi gradivi v papirni obliki. Tako za reprodukcijo, kopiranje, posredovanje, pošiljanje in hrambo gradiv. Od prevzema storitve in vzorčnih notranjih pravil lahko namreč vse svoje gradivo hranite samo še v elektronski obliki. Omenjene odločbe Arhiva RS zagotavljajo, da je ta oblika zakonodajno in sodno priznana ter enakovredna papirni verziji.

V praksi se je izkazalo, da se po pričetku uporabe e-hrambe v papirni verziji hrani le še: gradivo v prehodnem obdobju pred uničenjem, priročno gradivo oziroma pomožne listine ali gradivo, ki ga ni smiselno uničevati (notarski zapisi, pomembne pogodbe, skupščinska in ustanoviteljska dokumentacija, in podobno po lastni presoji vsakega naročnika).

Storitve so zasnovane kot najemne storitve oziroma kot storitve v oblaku.

Obračun se izvaja mesečno glede na dejansko porabo, zato naročniki za pričetek uporabe ne potrebujejo nobenih investicijskih sredstev.